Bollatura e Vidimazione di Libri Sociali e Registri
La corretta tenuta dei documenti aziendali è fondamentale per ogni impresa. In questa guida pratica e aggiornata, scoprirai tutto ciò che c'è da sapere sulla bollatura e vidimazione dei libri sociali, delle scritture contabili e dei registri di carico/scarico rifiuti, incluse le ultime novità normative sul sistema RENTRI.
Bollatura e Vidimazione: cosa sono
La vidimazione è l'insieme di formalità necessarie per attestare l'autenticità e la regolarità di libri e registri aziendali prima del loro utilizzo. Questo processo garantisce data certa al documento e ne previene eventuali alterazioni.
Spesso usati come sinonimi, questi due termini indicano formalità distinte ma complementari per attestare l'autenticità e la regolarità dei registri aziendali prima del loro utilizzo:
- Vidimazione: È l'attestazione ufficiale, rilasciata da un pubblico ufficiale (come la Camera di Commercio o un notaio), che certifica l'esistenza e la regolarità del libro, garantendo una data certa al documento.
- Bollatura: È l'applicazione materiale del bollo (timbro o marca) su ogni pagina numerata che compone il libro.
Quali Libri e Registri Vidimare?
Non tutti i documenti aziendali sono soggetti agli stessi obblighi. Ecco la classificazione attuale:
Bollatura obbligatoria
La bollatura è un passaggio obbligato per i seguenti documenti:
- Libri sociali (obbligatori per le società di capitali).
- Registri previsti da leggi speciali.
- Registro del commissario liquidatore (cooperative).
Le modalità di vidimazione dei registri di carico e scarico dei rifiuti e dei formulari per il trasporto dei rifiuti sono gestite attraverso il portale RENTRI, Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti.
Dal 13 febbraio 2026 le Camere di commercio non vidimano più registri di carico e scarico dei rifiuti, in conseguenza dell'avvio del RENTRI, Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti.
La vidimazione e la tenuta dei nuovi modelli di registro di carico e scarico saranno effettuate esclusivamente in modalità digitale.
I nuovi modelli di Registro carico e scarico sono disponibili a questo link. I registri di carico e scarico dei rifiuti cartacei, anche se vidimati, non sono più utilizzabili
Fanno eccezione i registri di carico e scarico rifiuti in uso alle Forze armate, alle Forze di polizia e al Corpo nazionale dei vigili del fuoco. Per tali amministrazioni, non iscritte al RENTRI, le Camere di commercio continueranno a vidimare i registri cartacei, anche dopo la scadenza del 13 febbraio 2026 e fino all’emanazione dell'apposito decreto ministeriale decreto previsto dall’articolo 188-bis, comma 2, del D.Lgs. 152/2006. I registri cartacei intestati a tali Amministrazioni dovranno essere conformi al modello riportato nell’Allegato 1 del D.M. 59/2023.
I Formulari di Identificazione Rifiuti (FIR) non sono più vidimati dalle Camere di commercio dal 13 febbraio 2025, essendo entrati in vigore i nuovi modelli dei FIR che prevedono solo vidimazione digitale.
I nuovi modelli FIR sono disponibili a questo link. I vecchi modelli FIR, anche se vidimati, non sono più utilizzabili.
Per ulteriori informazioni è possibile consultare la pagina dedicata: R.E.N.T.Ri - Registro Elettronico Nazionale Tracciabilità Rifiuti.
Bollatura facoltativa
Per il libro giornale, il libro inventari e i registri fiscali (libri previsti dalla normativa fiscale - art. 22 D.P.R. 600/73 e art. 39 D.P.R. 633/72, come modificati dall'art. 8 L. 18/10/2001 n. 393 - Circ. Agenzia delle Entrate n. 92/E del 22/10/2001) l'obbligo di bollatura è stato soppresso, sebbene permanga l'obbligo della numerazione progressiva delle pagine. Tuttavia, eseguirla facoltativamente conferisce maggiore forza probatoria ai documenti in caso di contenzioso legale.
Ufficio Competente e Soggetti Abilitati
La bollatura dei libri sociali e di altri libri previsti da leggi speciali viene effettuata dal Registro Imprese e dai notai a meno che la legge stessa non indichi espressamente un altro ente competente.
La Camera di Commercio competente è quella della provincia in cui si trova la sede legale dell'impresa.
Nel caso di imprese plurilocalizzate: è competente l‘ufficio del Registro delle Imprese presso il quale è iscritta la sede principale. Per la bollatura dei libri relativi alle sedi secondarie è competente anche l‘ufficio ove è ubicata la sede secondaria.
I notai sono obbligati a comunicare alla Camera di Commercio di competenza, entro il mese successivo, tutte le bollature eseguite attraverso la compiulazione dell'apposito Modello L1. Per la Camera di Commercio di Padova il modello L1 deve essere inviato all'indirizzo PEC: certificazioni@pd.legalmail.camcom.it
- Società di persone, imprese individuali e associazioni, fondazioni, organizzazioni di volontariato di nuova costituzione, non ancora certificabili al Registro Imprese devono allegare copia della ricevuta di della pratica di iscrizione inviata al Registro delle Imprese
- Soggetti non iscritti e non iscrivibili nel Registro Imprese e/o al Repertorio Economico Amministrativo - R.E.A. devono allegare certificato Agenzia Entrate di assegnazione della Partita Iva.
Costi, Tasse e Modalità di Pagamento
Diritti di segreteria
Sono dovuti alla Camera di Commercio per l'attività di bollatura.
- € 25,00 per ogni singolo registro o libro (indipendentemente dal numero di pagine).
- € 10,00 ogni 500 pagine per i registri del commissario liquidatore delle società cooperative, enti o consorzi cooperativi.
Il pagamento alla Camera deve avvenire esclusivamente tramite sistemi digitali:
- pagamento online tramite portale SIPA Pagamenti spontanei
- pagamento tramite Avviso di Pagamento (richiedere preventivamente l'invio dell'Avviso di Pagamento compilando il seguente modulo di richiesta Avviso di Pagamento)
- pagamento allo sportello con PagoBancomat, Carta di credito e Postamat (Moneta/Maestro/Visa/Mastercard) - modalità residuale.
Imposta di Bollo (se dovuta)
L'imposta di bollo è assolta mediante applicazione sull'ultima pagina numerata del libro, delle marche da bollo:
- Società di capitali: € 16,00 ogni 100 pagine.
- Società di persone e imprese individuali: € 32,00 ogni 100 pagine.
- Esenzioni totali: Registri rifiuti, Enti del Terzo Settore iscritti al RUNTS, Associazioni e Società sportive dilettantistiche (previa esibizione del certificato di iscrizione al RAS), cooperative edilizie.
Tassa di Concessione Governativa (TCG)
E' dovuta all'Erario per la numerazione e bollatura di libri e registri contabili.
L'importo e le modalità di versamento differiscono a seconda della tipologia di soggetto:
- Società di capitali (Spa, Sapa, Srl, Società consortili per azioni o a responsabilità limitata), Aziende Speciali e Consorzi fra Enti territoriali costituiti ai sensi della L. 142/90 sostituita dal D.Lgs. 276/2000 versano un importo forfettario annuale pari a:
- 309,87 euro, se l’ammontare del capitale o del fondo di dotazione non supera l’importo di 516.456,90 euro
- 516,46 euro, se il capitale sociale o il fondo di dotazione supera tale importo.
La data di riferimento per quantificare il capitale sociale o il fondo di dotazione è il 1° gennaio dell’anno per il quale il versamento viene eseguito.
Inoltre, il versamento prescinde dal numero dei libri o registri tenuti e delle relative pagine.
Come e quando versare
- il versamento per l’anno di inizio attività va effettuato utilizzando il bollettino di c/c postale 6007, intestato ad Agenzia delle Entrate - Centro Operativo di Pescara - bollatura e numerazione libri sociali. prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività ai fini Iva
- il versamento per gli anni successivi va effettuato, entro il 16 marzo di ciascun anno, utilizzando il modello F24, esclusivamente in modalità telematica, con il codice tributo "7085 - Tassa annuale vidimazione libri sociali", indicando, oltre all’importo, l’anno per il quale versamento viene eseguito, cioè il periodo di riferimento.
- Imprese individuali, Società di persone, cooperative, Consorzi ex art. 2162 c.c., Professionisti, Società Cooperative a responsabilità limitata, Mutue assicuratrici: versano € 67,00 per ogni registro, ogni 500 pagine o frazione.
Il versamento deve essere effettuato sul c/c postale 6007, intestato ad Agenzia delle Entrate - Centro Operativo di Pescara - bollatura e numerazione libri sociali.
Il tagliando attestazione originale va apposto sull'ultima pagina del libro da bollare. Il versamento non può essere effettuato in forma cumulativa per più libri della stessa impresa.
- Cooperative edilizie: beneficiano della riduzione ad un quarto della tassa di concessione governativa. L'importo ammonta quindi ad € 16,75 per ogni registro, ogni 500 pagine o frazione.
- Soggetti esenti dalla tassa di concessione governativa: le società di Mutuo Soccorso e le associazioni di volontariato.
- Libri esenti dalla tassa di concessione governativa: Registro del commissario liquidatore, Registri Iva e Registri fiscali, registro di carico/scarico rifiuti.
Procedure di Presentazione, Tempi e Ritiro
Preparare Libri e Registri (Istruzioni Pratiche)
I libri devono essere presentati allo sportello già preparati secondo le indicazioni di seguito riportate:
- Intestazione: Ogni libro a fogli mobili deve riportare su ogni pagina la denominazione dell'impresa, il codice fiscale, il tipo di libro e il numero della pagina. Per i libri rilegati, è sufficiente intestare la prima pagina o la copertina.
- Indicazione dell'Anno: È obbligatoria nella numerazione delle pagine per il libro giornale e il libro inventari (es. pag. 1/2024). In caso di vidimazioni successive in corso d’anno la numerazione dovrà proseguire quella del libro giornale o inventari precedentemente vidimato.Per gli altri libri l'indicazione dell'anno non è obbligatoria, ma se viene prestampato, deve coincidere con l'anno della richiesta.
- Pagine non utilizzate: Se non è prevista la predisposizione in fronte e retro, la pagina retro deve essere barrata con una riga.
Inoltre:
- E' assolutamente vietato unire le pagine strappate con nastro adesivo (se un foglio è spezzato, va segnalato nel Modello L2 e sull'ultima pagina).
- In caso di errata indicazione dei dati dell’impresa, della numerazione progressiva o dell’anno di riferimento della bollatura, la correzione deve essere eseguita in modo che i dati cancellati siano leggibili.
Compilazione modello L2
Libri e registri vanno presentati allo sportello utilizzando il modello L2 regolarmente compilato (prima di recarsi allo sportello) e firmato dal richiedente (viene sottoscritto dal soggetto che si presenta agli sportelli, non serve alcuna delega).
- Ogni modello L2 deve contenere solo libri o registri riferiti ad una singola impresa (individuale/società)
- Ditta, ragione sociale, denominazione: si raccomanda l'esatta indicazione del codice fiscale, del numero REA e della sede
- Nella colonna "libro o scrittura" vanno elencati, uno per ogni riga, i libri di cui si chiede la bollatura con indicazione del 1° e dell'ultimo numero di pagiina.
- Indicare numero di telefono e email del richeidente per agevolare i contatti con l'ufficio.
Allegare le ricevute di pagamento dei diritti di segreteria e copia della quietanza di versamento della Tassa di Concessione Governativa (se richiesta dalla tipologia di libro e/o Impresa).
Presentazione e ritiro libri
Il servizio è erogato su appuntamento presso i seguenti sportelli:
- Sportello sede Camerale Piazza Insurrezione: ritiro immediato massimo 3 libri (pari a complessive 600 pagine)
- Sportello Interporto: ritiro entro 10 giorni dalla richiesta
- Sportello Abano Terme: ritiro entro 10 giorni dalla richiesta
- Sportello MOntagnana: ritiro entro 10 giorni dalla richiesta
Consegna e ritiro libri tramite corriere
Le imprese che lo desiderano possono consegnare e ritirare successivamente libri da bollare tramite loro corriere di fiducia. La consegna e il ritiro avverranno presso la sede camerale.
In questi casi la procedura sarà la seguente:
- Predisporre i libri da vidimare/bollare seguendo attentamente le istruzioni sopra riportate
- Compilare il modello L2
- Allegare la quietanza del pagamento delle CCGG (se previste) e la ricevuta di versamento dei diritti di segreteria
- Attaccare le marche da bollo (quando dovute) nell’ultima pagina numerata di ogni libro
- Inserire in un plico i libri per la vidimazione e il modello L2 relativo ai libri in esso contenuti, sottoscritto dal richiedente la vidimazione completo degli allegati
- Il plico va consegnato al servizio accoglienza presente all’ ingresso della sede camerale dove verrà apposta la data di ricevimento.
I libri pervenuti verranno normalmente protocollati lo stesso giorno di consegna. Successivamente verranno vidimati e messi a disposizione al servizio accoglienza per la restituzione.
Dopo la bollatura verrà inviata email al richiedente per avvisare che i libri sono pronti per essere ritirati.
L' Alternativa: Il Servizio Libri Digitali
Per snellire le procedure, la Camera di Commercio mette a disposizione il servizio Libri Digitali, che consente la tenuta informatica a norma dei libri d'impresa (con estensione .pdf PADES). Questo servizio fa risparmiare costi di stampa e bollatura e garantisce la consultazione per i successivi 9 anni, anche in caso di mancato rinnovo.
Eccezioni: Attualmente non è possibile gestire su questa piattaforma i registri di carico/scarico rifiuti (via RENTRI) e i FIR.